O usłudze e-Doręczeń informowaliśmy po raz pierwszy w lutym 2020 roku, kiedy Ministrem Cyfryzacji był jeszcze Marek Zagórski. Dziś nie ma już ministra, ani nawet resortu cyfryzacji, ale to właśnie 5 października 2021 roku, Poczta Polska oficjalnie uruchamia usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencji pomiędzy jednostkami administracji państwowej a obywatelem.

Choć e-Doręczenia ruszyły dziś, tj. 5 października to ich wdrażanie przebiegało  będzie etapowo. Administracja rządowa oraz instytucje takie jak ZUS, KRUS i NFZ zaczną stosować tę formę komunikacji od 5 lipca przyszłego roku, natomiast jednostki samorządu terytorialnego dołączą do e-Doręczeń jeszcze później – termin przewidziany ustawą to 1 stycznia 2024 roku.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenie to wygodna i dobrowolna usługa w komunikacji państwo-obywatel, umożliwiająca elektroniczny odbiór korespondencji z organów administracji państwowej. Oznacza to, że zamiast tradycyjnego papierowego listu urzędowego, pismo zostanie przesłane w formie elektronicznej na indywidualną skrzynkę do doręczeń elektronicznych, o którą dbać będzie Poczta Polska, jako wyznaczony operator cyfrowy. Rozwiązanie takie jest korzystniejsze z punktu widzenia zwykłego Kowalskiego, twierdzi Poczta. e-Doręczenie jest  nieporównywalnie szybsze, niż konwencjonalna usługa listowa. Z przesłaną w ten sposób korespondencją zapoznać się można w dowolnym momencie i miejscu, bez konieczności wychodzenia z domu. Na usłudze zyskuje także środowisko, dzięki oszczędności papieru oraz innych surowców, wykorzystywanych podczas logistyki przesyłek.

Osobom, które z różnych względów nie zdecydują się na elektroniczną usługę, Poczta zapewni usługę hybrydową, polegającą na drukowaniu przesyłek nadanych elektronicznie przez podmioty publiczne i doręczeniu ich do obywateli w formie tradycyjnej.

W zakresie realizacji projektu Poczta Polska ściśle współpracuje z: Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki i Podlaskim Urzędem Wojewódzkim.

Nie mylić z e-mailem

e-Doręczenie nie jest usługą, jaką znamy z poczty elektronicznej, błędem jest określanie jej jako zwykłego e-maila. Różnice są ogromne i wynikają z regulacji normujących e-Doręczenie. Usługi zaufania (usługi elektroniczne) są oparte na wymogach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 910/2014 z 23 lipca 2014r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym tzw. eIDAS, które określa ramy prawne dotyczące m.in. usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Usługi zaufania podlegają również restrykcyjnym normom technicznym Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych ETSI, regulującym bezpieczeństwo ich świadczenia.

Najważniejszy element odróżniający usługę e-Doręczenia od zwykłego e-maila, to brak możliwości wykorzystania tożsamości innego użytkownika, dzięki jednoznacznej weryfikacji tożsamości uczestników procesu. Teraz, kiedy otrzymujemy wiadomość z nieznanego nam adresu, nie mamy pewności czy faktycznie wysłała go osoba czy instytucja, która się na nim podpisuje. Korzystają z tego cyberprzestępcy, podszywając się pod znane firmy, m.in. pod Pocztę Polską. Częstokroć celem takich e-maili jest wyłudzenie danych, które  posłużyć mogą do przejęcia kont bankowych i środków na nich zgromadzonych. Wiadomości odbierane i wysyłane za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych są zabezpieczone przed możliwością odczytania i niedostępne dla osób czy tzw. robotów z zewnątrz, jak ma to miejsce w przypadku prywatnej poczty elektronicznej. Dodatkowo komercyjni dostawcy skrzynek e-mail, na podstawie zawartych w regulaminach zapisów, mogą na podstawie wiadomości np. profilować reklamy.

Kluczową kwestią z punktu widzenia  bezpieczeństwa korespondencji jest fakt, że w przypadku usługi e-Doręczeń, do nadawania korespondencji wymagane jest założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) przez Ministra właściwego ds. informatyzacji na podstawie wniosku potwierdzanego środkiem identyfikacji elektronicznej, którym jest np. profil zaufany.  Adres Doręczeń Elektronicznych wpisywany jest  do Bazy Adresów Elektronicznych, co również uniemożliwia podszycie się pod inną osobę.

Ktoś przeczyta moje polecone?

Wspomniana wcześniej usługa hybrydowa umożliwia zamianę korespondencji elektronicznej w papierową, dostarczaną tradycyjnie przez listonosza. Wydruk przesyłek cyfrowych odbywa się automatycznie, podobnie jak umieszczenie ich w kopertach przed wysłaniem. Specjalistyczne urządzenia, którymi dysponuje Poczta Polska, znajdują się w centrum wydruku, czyli wydzielonej strefie z ograniczonym dostępem.

Podkreślić należy, że osoby, które z różnych względów nie zdecydują się na założenie skrzynki e-Doręczeń, otrzymywać będą korespondencję wedle dotychczas obowiązujących zasad.

Według aktualnych przepisów usługa e-Doręczeń będzie realizowana przez Pocztę Polską od 5 października 2021 do 2025 roku, a więc przez 4 lata. Na kolejny okres, tj. lata 2026–2035, zostanie ogłoszony konkurs przez Prezesa UKE.